Sous-traitance des données
Le cadre
Quand vous enregistrez dans Olène les données de vos clients ou de vos salariés, votre entreprise est responsable du traitement et Olène est son sous-traitant, au sens de l’article 28 du règlement général sur la protection des données (RGPD). Cette page fait partie des conditions de vente : vous l’acceptez avec elles, à la création de votre compte.
Ce que nous traitons, et pourquoi
- Pour quoi faire : faire fonctionner Olène pour votre entreprise. Tenir vos fiches clients, préparer et envoyer vos devis, factures et relances, organiser le planning, suivre le temps de travail de l’équipe, garder les photos et les notes de chantier, et répondre à vos questions par l’assistant.
- Les personnes concernées : vos clients et leurs contacts, vos prospects, vos salariés et vos sous-traitants.
- Les données : identité, coordonnées, adresses des chantiers, documents commerciaux et comptables, paiements reçus, photos et notes de chantier, heures et absences des salariés. Les coordonnées bancaires que vous saisissez sont chiffrées.
- La durée : le temps de votre abonnement, puis jusqu’à l’effacement prévu à la fin du contrat (plus bas).
Nos engagements
- Nous suivons vos instructions. Nous ne traitons ces données que pour faire fonctionner Olène pour vous, jamais pour notre propre compte : pas de revente, pas de publicité, pas d’entraînement de modèle d’intelligence artificielle sur vos données.
- La confidentialité. Seules les personnes d’Olène qui en ont besoin pour vous aider y accèdent. Elles sont tenues au secret. Quand nous ouvrons votre compte pour vous dépanner, c’est en lecture seule, pour une durée limitée, et c’est enregistré.
- La sécurité. Les données de chaque entreprise sont isolées de celles des autres jusque dans la base de données. Les échanges sont chiffrés (HTTPS), les coordonnées bancaires sont chiffrées en base, les mots de passe ne sont jamais conservés en clair, et les accès sont limités selon le rôle de chacun dans votre entreprise.
- L’aide pour les droits des personnes. Si un de vos clients ou salariés demande à voir, corriger ou effacer ses données, vous corrigez ou retirez sa fiche depuis Olène ; pour le reste, nous vous aidons sur simple demande à contact@olene.fr.
- Les incidents. Si une violation de données touche votre entreprise, nous vous prévenons dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après l’avoir constatée, avec ce que nous savons et ce que nous faisons, pour que vous puissiez remplir vos propres obligations.
- La preuve. Nous vous donnons, sur demande, les informations qui montrent que nous respectons ces engagements, et nous répondons à vos questions ou à celles de votre conseil.
Nos sous-traitants
Pour faire fonctionner Olène, nous faisons appel à ces prestataires. Chacun ne reçoit que ce qui lui est nécessaire et s’engage par contrat à protéger les données.
| Prestataire | À quoi il sert | Où |
|---|---|---|
| IONOS SE | Héberge l’application, la base de données et les fichiers | Allemagne |
| Resend | Achemine les emails envoyés depuis Olène | Union européenne (Irlande) |
| Anthropic | L’assistant : comprend ce que vous dictez ou demandez, lit les documents que vous lui confiez | États-Unis |
| TypeSafe | Aide l’assistant à classer une note ou une demande (quelques mots, parfois un nom de client) | États-Unis |
| Stripe | Le paiement de l’abonnement et, bientôt, les paiements de vos clients | Union européenne (Irlande) |
| Stadia Maps | Les cartes et les trajets entre chantiers (adresses seulement) | États-Unis |
| Open-Meteo | La météo des chantiers (la position seulement, sans nom) | Suisse |
| La note de votre fiche Google, si vous la reliez | Union européenne (Irlande) |
Les services de notification des téléphones et des navigateurs (Apple, Google, Mozilla, Microsoft) acheminent les notifications que vous activez, sans leur contenu lisible par eux.
Quand un prestataire est situé hors de l’Union européenne, le transfert s’appuie sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou sur le cadre de protection des données entre l’Union européenne et les États-Unis. Olène n’envoie jamais à l’assistant les coordonnées bancaires enregistrées, les numéros de sécurité sociale ni les données de santé. Un document que vous lui confiez vous-même (la photo d’un chèque, par exemple) lui est transmis tel quel, pour qu’il le lise.
Nous vous prévenons par email avant d’ajouter ou de remplacer un sous-traitant. Vous pouvez vous y opposer en nous écrivant ; si nous ne pouvons pas faire sans, vous pouvez arrêter votre abonnement sans frais.
À la fin du contrat
Quand vous arrêtez Olène, vous gardez l’accès en lecture pendant trois mois pour récupérer vos documents et vos fichiers de chiffres. Ensuite, vos données sont effacées de nos serveurs, et des copies de secours dans les trente jours qui suivent. Sur demande, nous vous confirmons l’effacement par écrit.
Contact
Pour toute question sur la protection des données : contact@olene.fr.
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